Verwerkersovereenkomst

Artikel 1 — Toepasselijkheid en definities

1.1 In dit document wordt KidsKonnect B.V., handelend onder de naam Ovivio, ingeschreven bij de Nederlandse Kamer van Koophandel onder nummer 34095964, aangeduid als de verwerker (hierna: “Verwerker”).

1.2 Dit document vormt, tezamen met de relevante online documentatie van Verwerker die door middel van verwijzing is geïncorporeerd, een verwerkersovereenkomst (hierna: “Verwerkersovereenkomst”) in de zin van artikel 28 lid 3 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna: “AVG”).

1.3 De Verwerkersovereenkomst is van toepassing op iedere overeenkomst (hierna: “Overeenkomst”) op grond waarvan Verwerker diensten levert aan een contractspartij, indien en voor zover die diensten leiden tot de verwerking van persoonsgegevens door Verwerker namens die contractspartij (hierna: “Verwerkingsverantwoordelijke”) en maakt integraal onderdeel uit van die Overeenkomst. De bepalingen uit de Overeenkomst, waaronder mede begrepen de bepalingen inzake toepasselijk recht en aansprakelijkheid, zijn onverkort van toepassing op deze Verwerkersovereenkomst.

Artikel 2 — Doeleinden en aard van de verwerking

2.1 Verwerker verwerkt persoonsgegevens uitsluitend op basis van schriftelijke instructies van de Verwerkingsverantwoordelijke en uitsluitend voor zover noodzakelijk voor de uitvoering van de Overeenkomst, tenzij een op Verwerker toepasselijke Unierechtelijke of lidstaatrechtelijke bepaling tot verwerking verplicht.

2.2 De doeleinden van de verwerking, evenals de categorieën betrokkenen en de soorten persoonsgegevens die in het kader van de levering van de diensten op grond van de Overeenkomst (kunnen) worden verwerkt, zijn nader beschreven in de online documentatie van Verwerker, opgenomen in het Klantportaal [help.ovivio.com], en worden door middel van verwijzing geacht te zijn geïncorporeerd en integraal onderdeel uit te maken van de Verwerkersovereenkomst.

2.3 Verwerker verwerkt persoonsgegevens niet voor andere doeleinden dan zoals overeengekomen. Verwerkingsverantwoordelijke stelt Verwerker op de hoogte van de verwerkingsdoeleinden voor zover deze niet reeds uit de Overeenkomst of de online documentatie blijken.

2.4 Verwerker neemt geen zelfstandige beslissingen over de verwerking van persoonsgegevens, waaronder begrepen beslissingen over verstrekking aan derden of bewaartermijnen. De zeggenschap over de persoonsgegevens die door Verwerker in het kader van de Overeenkomst worden verwerkt, berust bij de Verwerkingsverantwoordelijke.

Artikel 3 — Verdeling van verantwoordelijkheid

3.1 Verwerker is louter verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens onder deze Verwerkersovereenkomst, overeenkomstig de instructies van Verwerkingsverantwoordelijke en onder de uitdrukkelijke (eind-)verantwoordelijkheid van Verwerkingsverantwoordelijke.

3.2 Voor overige verwerkingen van persoonsgegevens, waaronder in ieder geval begrepen, maar niet beperkt tot, de verzameling van de persoonsgegevens door Verwerkingsverantwoordelijke, verwerkingen voor doeleinden die niet door Verwerkingsverantwoordelijke aan Verwerker zijn gemeld, verwerkingen door derden en/of voor andere doeleinden is Verwerker uitdrukkelijk niet verantwoordelijk.

3.3 Verwerkingsverantwoordelijke staat ervoor in dat de inhoud, het gebruik en de opdracht tot de verwerkingen van persoonsgegevens zoals bedoeld in deze Verwerkersovereenkomst niet onrechtmatig zijn en geen inbreuk maken op enig recht van derden en vrijwaart Verwerker tegen alle aanspraken en claims die hiermee verband houden.

Artikel 4 — Verplichtingen Verwerker

4.1 Ten aanzien van alle overeengekomen verwerkingen conformeert Verwerker zich aan alle toepasselijke wet- en regelgeving met betrekking tot de bescherming van persoonsgegevens, waaronder de AVG.

4.2 De verplichtingen van Verwerker die uit de Verwerkersovereenkomst voortvloeien, gelden ook voor degenen die persoonsgegevens verwerken onder het gezag van Verwerker, waaronder begrepen maar niet beperkt tot werknemers, in de ruimste zin van het woord.

4.3 Verwerker stelt Verwerkingsverantwoordelijke onverwijld in kennis indien een instructie naar haar oordeel in strijd is met de AVG of een andere Unierechtelijke of lidstaatrechtelijke bepaling inzake gegevensbescherming.

4.4 Verwerker zal Verwerkingsverantwoordelijke ondersteunen bij het voldoen aan diens verplichtingen op grond van de artikelen 32 tot en met 36 AVG, waaronder begrepen ondersteuning bij de uitvoering van een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA) of een voorafgaande raadpleging van de toezichthouder, voor zover dit noodzakelijk is.

4.5 Verwerker is gerechtigd de redelijk gemaakte kosten in het kader van het nakomen van de verplichtingen uit dit artikel bij Verwerkingsverantwoordelijke in rekening te brengen op basis van de daartoe overeengekomen uurtarieven, of — bij gebreke daarvan — de op dat moment door Verwerker gehanteerde tarieven.

Artikel 5 — Doorgifte van persoonsgegevens

5.1 Verwerker mag de persoonsgegevens verwerken in landen binnen de Europese Economische Ruimte (hierna: “EER”).

5.2 Daarnaast mag Verwerker persoonsgegevens doorgeven aan landen buiten de EER, mits het betreffende land een passend beschermingsniveau waarborgt en Verwerker, voor wat betreft die doorgifte, voldoet aan de verplichtingen die op haar rusten op grond van de Verwerkersovereenkomst en de AVG.

Artikel 6 — Inschakelen van subverwerkers

6.1 De subverwerkers die door Verwerker (mogen) worden ingeschakeld en waarvoor Verwerkingsverantwoordelijke (al dan niet bij voorbaat) toestemming verleent, zijn opgenomen in de online documentatie van Verwerker, opgenomen in het Klantportaal [help.ovivio.com], en worden door middel van verwijzing geacht te zijn geïncorporeerd en integraal onderdeel uit te maken van de Verwerkersovereenkomst.

6.2 Verwerkingsverantwoordelijke verleent Verwerker hierbij algemene toestemming om nieuwe subverwerkers in te schakelen of bestaande subverwerkers te vervangen.

6.3 Verwerker zal een uitbreiding of wijziging van subverwerkers minimaal dertig (30) dagen voorafgaand aan de daadwerkelijke wijziging aankondigen, waarna Verwerkingsverantwoordelijke de mogelijkheid heeft hiertegen bezwaar te maken. Wijzigingen worden aangekondigd per e-mail en/of via kennisgeving binnen het portaal. Een dergelijk bezwaar dient uitsluitend te zijn gebaseerd op redelijke, objectieve en aantoonbare gronden met betrekking tot gegevensbescherming.

6.4 Bezwaren als bedoeld in het voorgaande lid dienen schriftelijk bij Verwerker te worden ingediend binnen veertien (14) dagen na de dag van kennisgeving als bedoeld in voorgaand lid. Indien binnen deze termijn geen bezwaar is ingediend, wordt Verwerkingsverantwoordelijke geacht met de wijziging in te stemmen.

6.5 Indien Verwerkingsverantwoordelijke tijdig bezwaar maakt tegen een wijziging van subverwerkers, zullen Verwerker en Verwerkingsverantwoordelijke in overleg treden om tot een oplossing te komen. Indien Verwerker vasthoudt aan de wijziging, is Verwerkingsverantwoordelijke gerechtigd de Overeenkomst voor het betreffende onderdeel schriftelijk op te zeggen, tenzij Verwerker alsnog afziet van het inschakelen van de betreffende subverwerker. Bij een dergelijke gedeeltelijke opzegging blijven de vergoedingen voor het beëindigde onderdeel over de resterende minimale looptijd, voor zover van toepassing, onverminderd verschuldigd.

6.6 Verwerker draagt er zorg voor dat met subverwerkers schriftelijk verplichtingen worden overeengekomen die in wezenlijk opzicht gelijkwaardig zijn aan de verplichtingen uit de Verwerkersovereenkomst. Verwerker blijft jegens Verwerkingsverantwoordelijke volledig aansprakelijk voor het handelen of nalaten van subverwerkers.

Artikel 7 — Beveiliging

7.1 Verwerker zal zich inspannen om passende technische en organisatorische maatregelen te treffen die op grond van de AVG, en in het bijzonder artikel 32 AVG, van haar worden verlangd met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens, ter bescherming tegen verlies of enige vorm van onrechtmatige verwerking (zoals onbevoegde kennisname, aantasting, wijziging of verstrekking van persoonsgegevens).

7.2 De door Verwerker getroffen technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen zijn nader beschreven in de online documentatie van Verwerker, opgenomen in het Klantportaal, en worden door middel van verwijzing geacht te zijn geïncorporeerd en integraal onderdeel uit te maken van de Verwerkersovereenkomst.

7.3 Indien blijkt dat een beveiligingsmaatregel, gelet op de stand van de techniek, de aard van de persoonsgegevens en de daarmee samenhangende risico’s, redelijkerwijs noodzakelijk is, zal Verwerker zich inspannen om de beveiliging hierop aan te passen.

7.4 Verwerker staat er niet voor in dat de beveiligingsmaatregelen onder alle omstandigheden doeltreffend zijn.

Artikel 8 — Meldplicht datalek

8.1 Verwerker stelt Verwerkingsverantwoordelijke zonder onredelijke vertraging op de hoogte van een inbreuk in verband met persoonsgegevens als bedoeld in artikel 4 onder 12 AVG (hierna: “Datalek”), nadat Verwerker daarvan kennis heeft genomen.

8.2 Verwerker verstrekt daarbij, voor zover redelijkerwijs mogelijk, de informatie die Verwerkingsverantwoordelijke nodig heeft om te beoordelen of melding aan de toezichthoudende autoriteit en/of betrokkenen vereist is.

8.3 Verwerker zal zich inspannen om de verstrekte informatie zo spoedig mogelijk aan te vullen of te actualiseren, indien en voor zover nadere informatie beschikbaar komt.

Artikel 9 — Verzoeken van betrokkenen

9.1 In het geval dat een betrokkene een verzoek tot uitoefening van zijn of haar wettelijke rechten op grond van de artikelen 15 tot en met 23 AVG richt aan Verwerker, zal Verwerker dit verzoek zo spoedig mogelijk doorsturen aan Verwerkingsverantwoordelijke. Verwerkingsverantwoordelijke draagt zorg voor de verdere afhandeling van het verzoek. Verwerker mag de betrokkene daarvan op de hoogte stellen.

9.2 Indien blijkt dat Verwerkingsverantwoordelijke bij de afhandeling van een verzoek de medewerking van Verwerker nodig heeft, zal Verwerker deze medewerking verlenen, voor zover redelijkerwijs vereist. Verwerker is gerechtigd de redelijk gemaakte kosten hiervoor bij Verwerkingsverantwoordelijke in rekening te brengen op basis van de daartoe overeengekomen uurtarieven, of — bij gebreke daarvan — de op dat moment door Verwerker gehanteerde tarieven.

Artikel 10 — Geheimhouding

10.1 Op alle persoonsgegevens die Verwerker van Verwerkingsverantwoordelijke ontvangt en/of zelf verwerkt in het kader van de uitvoering van de Overeenkomst, rust een geheimhoudingsplicht jegens derden. Verwerker zal deze persoonsgegevens niet voor een ander doel gebruiken dan waarvoor zij zijn verkregen, tenzij anders overeengekomen.

10.2 De in het vorige lid bedoelde geheimhoudingsplicht is niet van toepassing voor zover:

(a) Verwerkingsverantwoordelijke toestemming heeft gegeven om persoonsgegevens aan derden te verstrekken;

(b) het verstrekken van persoonsgegevens aan derden noodzakelijk is voor de uitvoering van de Overeenkomst of de Verwerkersovereenkomst; of

(c) Verwerker op grond van een wettelijke verplichting gehouden is persoonsgegevens aan een derde te verstrekken.

10.3 Verwerker draagt er zorg voor dat personen die onder haar gezag handelen en betrokken zijn bij de verwerking van persoonsgegevens, gebonden zijn aan een passende geheimhoudingsverplichting.

Artikel 11 — Audits

11.1 Verwerker verstrekt aan Verwerkingsverantwoordelijke de informatie die redelijkerwijs noodzakelijk is om naleving van de verplichtingen uit de AVG aan te tonen en verleent medewerking aan audits, waaronder begrepen inspecties, uitgevoerd door Verwerkingsverantwoordelijke of een door Verwerkingsverantwoordelijke gemachtigde controleur, met inachtneming van de bepalingen van dit artikel en de AVG. Verwerkingsverantwoordelijke draagt er zorg voor dat een door hem gemachtigde controleur voorafgaand aan de audit of inspectie schriftelijk is gebonden aan geheimhouding ten aanzien van alle informatie waarvan deze in het kader van de audit of inspectie kennisneemt.

11.2 Een audit mag eenmaal per twaalf (12) maanden plaatsvinden, alsmede indien sprake is van een concreet vermoeden van niet-naleving van de Verwerkersovereenkomst door Verwerker. Een dergelijk vermoeden dient door Verwerkingsverantwoordelijke voldoende concreet te worden onderbouwd.

11.3 Verwerkingsverantwoordelijke kondigt een audit of inspectie minimaal vier (4) weken voorafgaand aan de uitvoering daarvan aan en draagt er zorg voor dat de audit dan wel inspectie de bedrijfsvoering van Verwerker zo min mogelijk verstoort. Voor zover de audit of inspectie de medewerking van Verwerker vereist, vindt deze uitsluitend plaats tijdens de gebruikelijke kantooruren van Verwerker. De audit of inspectie wordt bovendien beperkt tot die systemen, processen, locaties en informatie die redelijkerwijs relevant zijn voor de beoordeling van de naleving van deze Verwerkersovereenkomst en de AVG, en geeft geen recht op inzage in gegevens van andere klanten van Verwerker of in omgevingen of systemen die niet relevant zijn voor de door Verwerker ten behoeve van Verwerkingsverantwoordelijke verrichte verwerking.

11.4 De kosten van audits en inspecties komen voor rekening van Verwerkingsverantwoordelijke. Verwerker is gerechtigd de redelijk gemaakte kosten die daarmee verband houden bij Verwerkingsverantwoordelijke in rekening te brengen op basis van de daartoe overeengekomen uurtarieven, of — bij gebreke daarvan — de op dat moment door Verwerker gehanteerde tarieven.

Artikel 12 — Wijzigingen

12.1 Verwerker is gerechtigd deze Verwerkersovereenkomst van tijd tot tijd te wijzigen. Wijzigingen worden aangekondigd per e-mail en/of via kennisgeving binnen het portaal.

12.2 Wijzigingen treden in werking op de in de kennisgeving vermelde datum, welke datum niet eerder zal liggen dan veertien (14) dagen na de datum van die kennisgeving.

12.3 Indien Verwerkingsverantwoordelijke binnen de in artikel 12.2 bedoelde termijn uitsluitend gemotiveerd bezwaar maakt tegen een wijziging indien sprake is van redelijke, objectieve en aantoonbare gronden. Bezwaar is niet mogelijk indien de wijziging noodzakelijk is als gevolg van een wijziging van de Overeenkomst en de daaronder geleverde diensten, noodzakelijk is ter naleving van toepasselijke wet- of regelgeving, dan wel niet wezenlijk nadelig is voor Verwerkingsverantwoordelijke. Indien Verwerkingsverantwoordelijke tijdig gemotiveerd bezwaar maakt, zullen Partijen in overleg treden om tot een oplossing te komen. Het indienen van bezwaar schort de inwerkingtreding van de wijziging niet op. Indien binnen voornoemde termijn geen bezwaar wordt gemaakt, wordt Verwerkingsverantwoordelijke geacht met de wijziging te hebben ingestemd.

12.4 Indien partijen naar aanleiding van een bezwaar als bedoeld in artikel 12.3 niet tot overeenstemming komen en Verwerker aangeeft vast te houden aan de betreffende wijziging, dan wel indien de wijziging reeds in werking is getreden, is Verwerkingsverantwoordelijke gerechtigd de Overeenkomst voor het relevante deel waarop de wijziging betrekking heeft schriftelijk op te zeggen. Hiervoor moet de overeengekomen opzegtermijn in acht worden genomen, bij gebreke waarvan een opzegtermijn van één (1) maand geldt. Opzegging is niet mogelijk als de wijziging: (a) het gevolg is van een wijziging in wet- en regelgeving; (b) noodzakelijk is in verband met een wijziging van de diensten of de aard of omvang van de verwerking; of (c) van ondergeschikt belang is.

Artikel 13 — Beëindiging

13.1 De Verwerkersovereenkomst geldt zolang Verwerker persoonsgegevens verwerkt ten behoeve en in opdracht van de Verwerkingsverantwoordelijke.

13.2 Na beëindiging van de verwerking zal Verwerker, naar keuze van de Verwerkingsverantwoordelijke, de persoonsgegevens die namens de Verwerkingsverantwoordelijke zijn verwerkt wissen, dan wel de Verwerkingsverantwoordelijke in staat stellen deze persoonsgegevens te verkrijgen op de wijze zoals door Verwerker wordt aangeboden, met inachtneming van een eventueel overeengekomen bewaartermijn en tenzij opslag van de persoonsgegevens op grond van Unierecht of lidstatelijk recht verplicht is.

• Ovivio Verwerkersovereenkomst 2026 - versie 1.0.pdf

  • 200 kB
  • Download

• Ovivio Verwerkersovereenkomst 2026 - bijlagen - versie 1.pdf

  • 300 kB
  • Download